关于学校档案信息化建设的思考
摘 要：学校的档案管理工作是了解学校各项工作的展开情况的重要依据，同时也是记录学校发展历程的重要史料。随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，学校的档案管理工作也应该适应发展的需要进行创新。要做好档案管理信息化建设，不但要提高认识、规范标准，更要加强技术支持和人才储备，从而推动学校档案管理信息化建设进程。 关键词：信息化建设；学校档案；模式 一、学校进行档案管理信息化建设的必要性
1.档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时代发展的必须趋势。随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时代发展的需求。
2.能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，
会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。
3.使档案管理的工作效率大幅度提高。学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。
二、学校档案管理信息化的途径
档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工作，本文从以下几方面对如何实施这一工作进行简要的阐述。
1.档案标准化、规范化水平的提高。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理信
息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首先要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 2.档案原件的准备工作。从现有的技术条件和需求出发，信息化管理在学校档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括： 1）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。2）通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检
索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。
3.有重点地抓好数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案管理信息化的核心和基础，是这项工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立 “活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。
4. 加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。其优点是：1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是
利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。3）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其它无关的文件，从而达到了文档保密的要求。 三、小结
知识经济时代的今天，对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的档案管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的效益。 参考文献：
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