对高校教学秘书工作的思考

（总第８３期）

对高校教学秘书工作的思考

严雪梅

克

撒

杨公卫

成都

（西南民族大学民族研究院

摘

６１００６４）

要：分析高校教学秘书的工作现状，揭示教学秘书在实际工作中所存在的问题。提出解决问题

的理性思考。

关键词：教学秘书；高校；教学管理［中图分类号］Ｇ４７１

［文献标识码］Ａ

［文章编号］１００８－９４３８（２００８）０１－００４２－０３

从我国的教育模式层次来看，高校对于大多数学生而言是在其经历了小学、中学教育后，为培养其成为适应国家和社会需求的综合型人才的最后一个环节。教学仍然是高校工作的重心，因此，教学管理工作在高校的整个教学环节中具有举足轻重的地位和作用。而这一工作的基层执行者正是教学秘书。同时，随着我国高等教育事业的迅猛发展及其自身改革的不断深入，教学秘书在高校的教学管理中也发挥着越来越重要的作用。

一、教学秘书的工作

教学秘书就是在为有效实施学校教学管理制度，促进学院教学管理的规范化，推动教学质量的全面提高，使得学校管理层的各项指令得到有效执行，以保障教师承担课程教学秩序的稳定而专门设立的工作岗位。教学秘书在学院教学主管领导、教师及学生之间起到桥梁和沟通的作用，也是教务处和其它相关部门联系本学院工作的纽带，还是本学院联络其它学院教务管理工作的通道。教学秘书主要承担了以下工作。

（一）参加教务处召开的教务工作部署会议和关于教学管理系统运用的培训，协助分管教学领导部署全院教学工作安排，协助教研室主任开展教研室活动。接收教务处和研究生部各种教学以及考试类文件，并及时做好上传下达的工作。

（二）向师资科报送本科、硕士任课的全体教师每学期的工作安排。

（三）根据学校的各项教务管理规定，按照教学计划的要求具体组织安排本科和硕士的授课计划和教学任务。将所有课程的教学任务录入教务处的教务管理系统，并逐一落实和确定。

（四）汇总本单位教师的合理调课要求后在学校现有教学资源状况允许且符合教学规律的条件下进行课表微调、任课教师落实等工作，并把课表、点名册通过系统打印出来后，装订成册并发到每一位任课教师手上。

（五）落实教学任务（含教材任务），核实并打印教学任务落实情况表并报教务处教行科。协助公共课教研室主任以及各硕士点领衔组织教师制定教学大纲、培养方案、教学检查考核、教学总结、成绩审核等环节的工作，保证教学工作的正常开展。

（六）填报教师用书计划，并向教行科办理教师用书事宜，将每学期的教材任务全部录入到教务管理系统并确定。

（七）负责教师调课、停课、临时使用教室的申请和通知工作。经常了解教学计划的执行情况，及时向教研室主任进行教务汇报。同时，搞好本科和研究生学生成绩、教师工作手册、教研室活动记录、毕业论文等教学档案的建设，积累、整理和存档工作。

（八）组织安排并落实本科课程的补考和重修工作，负责通知全校各院系学生，并回收试卷，将成绩返回教务处考试与学籍管理科。

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（九）负责将每学期所有课程期末考试的考核方式录入教务管理系统，并联系相关任课教师做好期末考试安排工作。教学秘书在课程即将结束期间向各任课教师提供课程密码，同时，向各位教师发出教务处相关录入成绩的通知。回收学生期末考试试卷。

（十）协助办公室主任做好职称评定工作，负责通知老师和培训信息。搜集教师各种师资信息。

（十一）统计本科和硕士研究生任课教师的学期工作量和计算课酬，同时领取后予以发放到每一位教师手上。

二、高校教学秘书工作存在的问题教学秘书工作是高校教学管理工作的枢纽，在一定程度上直接影响到高校教学工作的正常运行。教学秘书工作的质量和效率直接关系到教学质量。所以，很多高校对教学秘书工作都非常重视，并取得很好的效果，但有的重视不够，认识上有所偏差，使教学秘书工作存在着一些问题，影响教学秘书工作的开展。

（一）职责不明，权责不分

教学秘书在目前国内任何一所高校都可以被称为最烦忙的工作者，在高校中只要一听说是教学秘书，无论是老师还是学生的第一反映便是忙。教学秘书每天不仅要处理教务管理的相关工作，还要面对本院党政领导以及办公室主任和众多老师交办的各种大大小小的事务性工作。到目前为止，大多数学校都有关于教学秘书工作职责范围的规定，但在其工作内容的确定上却十分空泛，最明显的表现就是“职责不明，权责不分”。

教学秘书往往会承担教学管理工作之外的日常事务，而职责范围的不明确导致各学院教学秘书的具体工作不尽相同，工作量的差别也十分大。尽管这类事务从根本上来说是为教师教学服务的，但笔者认为，各学院在安排工作时应根据工作的具体内容合理分配，而不应该出现无论轻重缓急统统由教学秘书完成，长此以往会导致教学秘书的工作积极性、主动性的降低，进而影响到工作质量同时也很容易出现相互推诿责任的现象，也使得教学秘书工作缺乏主观能动性和预见性，职责范围内和范围外的事情都做不好，做不完。这样会严重影响教学秘书的工作效率，使其工作处于被动地位，直接影响了教学秘书工作的开展，挫伤了教学秘书工作的热情。领导会认为教学秘书工作不上心，工作不积极主动；老师

们又认为教学秘书连一件很小的事情都不愿意为其目前，有许多服务，使得其多方受阻，工作难以开展。

教学秘书是身兼数职，同时担任本科教学秘书、硕士教学秘书和科研秘书。这样造成其工作量负担较重，教学秘书往往是心有余而力不足，加上本科和硕士还有科研是三套不同的管理系统，服务的目标对象个体差异性很大，经常造成其工作无头绪，显得比较杂乱。同时，由于学校的制度没有明确教学秘书的岗位职责，使得老师无论是大事小事也无论是其职责范围之内还是之外的事情，都会找到教学秘书处理，这样在无形之中教学秘书就加大了工作量。

权责不明表现为，由于教学秘书在行政级别上属于最基层。因此，教学秘书往往都只有执行领导和教务处指示的职责，而不清楚自己在管理的哪些方面有相关的权力。这样造成教学秘书工作出现管理不到位，缺乏相应的发展空间，使学校教学管理工作信息传递不顺畅，工作落实不到位，严重影响教学管理质量。教学秘书从上来说数以基层的教学管理人员，应当有一定的管理权限，但事实上，教学秘书通常是有责而无权，职责权无法统一，只是一味“做事”而不是具体的管理，这样一来工作就很难到位。

（二）教学秘书队伍的管理不健全当下，大多数学校的教学秘书都没有经过专业的训练，而且有些学校对教学秘书没有专业，只有学历层次的要求。这样一来，很多学校教学秘书都是本科或是硕士研究生，毕业于各种专业都有，且大多专业不对口，经常会有不能学以致用的感慨。

教学秘书在行政上属于学院，在业务上从属于教务处，直接受其安排。为此，教学秘书经常处于办公室事务和教务相关事务的“两难”境地。学校没有相关文件规定教学秘书的直接领导是哪一级别，在高校中出现了教学秘书有多个领导，多重领导的局面———教研室主任、办公室主任、各硕士点领衔导师、分管教学的院长、行政院长都是教学秘书的领导。每位领导因其个体差异，有不同的办事风格，教学秘书经常在工作中完全充当“传话筒”的角色，中间稍有差错就会认为是教学秘书的错误。

（三）教学秘书工作受到的重视程度不够教学秘书的工作内容烦杂许多工作无法量化，大量工作需要很长时间和投入大量精力才能完成，这些工作都记录下来却几个字就可以概括。长期以来，教学秘书工作没有得到应有的重视，这

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样会造成教学秘书队伍人心浮动。由于思想观念的陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，很大部分人认为教务管理是一些简单的不需要进行脑力劳动的事务性工作。同时，在教学秘书的配备和培训上，力度远远不够。在高校，教学秘书大多不具备系统的管理知识理论，且从来没有专门的培训机会，一般一个学院只有１到２个本科教学秘书，随着招生规模的不断扩大，教学秘书承担如此繁重的工作任务越来越感到吃力。

三、关于加强教学秘书队伍建设的几点建议和意见

（一）教学秘书自身素质的提高，使队伍建设更具专业性

作为高校教学秘书，必须不断加强自身的心理素质修养、职业道德修养和文化素质修养，不断提高自己的业务能力，努力适应高校教学改革对教学秘书自身素质的要求。高校教学秘书应具备相当的思想素质和业务素质，教学秘书要有敬业、勤业、乐业的精神，才能确保教学秩序的正常运行。

高校教学秘书工作的宗旨是为教学和科研服务，一个称职的教学秘书应努力扩大自己的知识面，不断学习有关教学管理的理论基础知识，提高自己的管理水平。增强自己的写作、表达能力，处理大量信息资料的能力，组织、沟通和协调能力，能运用现代化的办公手段，并能对学校的教学管理以及教学改革提出自己相关的建议。

（二）教学秘书需要树立和增强服务意识在全心全意为教学服务的思想指导下，教学管理工作应紧紧围绕着教学活动的主体———教师协调和服务工作。和学生进行，搞好管理、

良好的情绪是创造和谐、快乐的工作环境的关键所在。教学秘书工作的特点和性质决定其接触的人很多，包括学校各个部门、各级领导、本院教学秘教师、其它各学院教师、学生等，涉及面广。书的工作繁杂，每天还要面对着大量的文件、电话、会议、资料等信息，都是为从不同环节和角度来保证教学工作顺利进行的。但处理的事情多了，自然遇到的问题和矛盾也会比较多，遭受的误会、批评、委屈也会随之而来。因此教学秘书必须加强个人修养，树立和增强服务意识，同时，强化自己的心理承受能力，学会对工作任劳任怨，学会容忍，不断增加自身的情商系数，努力培养良好的心理素质。而不能以自己个人主观好恶代人行事，这样才能主动得到他人对自己工作的支持和帮助，才

能和同事互相配合，构建和谐的工作环境。

（三）教学秘书角色定位应准确

教学秘书的角色定位应当是：既是高校的服务者，又是高校的管理者。教学秘书不仅要全面地服务于教学工作，更要广泛地参与教学管理。从整个教学秘书的工作过程来看，教学秘书绝不是在简单地执行学校的各项规章制度，更应当在教学管理的过程中发挥自己的主观能动性，体现管理者的素质和风范。这样，教学秘书才能在全面服务于教学和科研，服务于教师，服务于学生的同时，做好教学活动的基层管理者、实践者、信息反馈者。也只有这样，整个学校的教学秩序才有切实的保障。

（四）教学秘书的人格需要得到充分尊重以人为本，对人的充分尊重是为目前构建和谐社会所倡导的。尊重是人性化教学管理的必然要求，无论是学校的管理者还是教师还是学生，只有当其私人的身份受到了尊重，他们才会真正感到被认同、被重视。要提高高校的教学管理水平，首先教学秘书队伍应得到应有的重视。学校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

综上所述，高校的教学秘书虽然处于教育管理的基础层次，但是他们在高校本科以及硕士生的成材中却起到了极为重要的作用。随着现代教育的发展和不断深化，教学管理工作贯穿于高校管理系统的每个层面，作为信息的传递和执行者，教学秘书既是管理者又是服务者。高校要想将改革内容深化、提高教职工的工作热情和主动性，就必须建设一支高素质的教学管理队伍；就必须将权责明确使其对具体工作内容了然于心；就必须明确其具体权责。只有这样才能提高教学秘书的工作积极性，使的上传下达的信息准确无误；使得上级指示得到及时执行；使得各级领导和教师各司其职，从而营造出和谐高效的工作环境。

作者简介：严雪梅（１９８０—），女，四川成都人，西南民族大学民族研究院教师，民商法硕士研究生。

（１９７８—），男，西南民族大学民族研究院教师，少克撒

数民族语言文学硕士研究生。

杨公卫（１９７５—），师，民族学博士研究生。

男，西南民族大学民族研究院教

责任编辑：陆巨一

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